Регламентные работы - это периодические работы, выполняемые по специальному расписанию \ графику.
В системе inCOLO график регламентных работ составляется не по календарным датам (например 27 мая),а по номеру недели и номеру дня.
Работы назначенные на четверг 17 недели будут всегда выполнятся по четвергам 17 недели, это будет конец апреля. В 2012 году это будет 26 апреля, в 2014 году уже 24 апреля. Каждый год это будет разное число, но обязательно четверг 17-й недели.
Такая структура графика позволяет быть уверенным, что работы, запланированные на выходной день в пустом офисе не попадут "вдруг" на понедельник.
Созданный таким образом график регламентных работ является "вечным календарем". Вам не потребуется подстраивать его под текущий год. Созданный однажды график регламентных работ будет служить вам долгие год и десятилетия.
По созданному вами графику каждую ночь будут создаваться Заявки, которые работники должны будут выполнить в течении дня. Забыть, пропустить, не заметить регламентную работу будет невозможно. Все запланированные Вами работы будут выполняться.
Как создать график регламентных работ?
На дереве регламентных работ раскройте ветки нужных вам систем и устройств. Отметьте нужные работы галочками.
Для закрепления выбранных работ нажмите кнопку "Копировать работы" и они будут закреплены за выбранным Отделом и Объектом.
После этого введите название вашего устройства, например: "Приточка №23а" и график регламентных работ для Приточки №23а будет создан.
Если вы хотите прикрепить одну из работ inCOLO к уже существующему оборудованию, то выберете эту работу "галочкой", нажмите "Копировать работы" и выберете в меню "из старых" название оборудования к которому хотите добавить регламентную работу.
В структуре дерева регламентных работ inCOLO принята следующая классификация:
Система - Подсистема - Устройство - Конкретный агрегат
В данном примере Система=Вентиляция, Подсистема=Вытяжная, Устройство=Воздуховоды, Конкретный агрегат=[Воздуховоды]*inCOLO ,т.е условный\образцовый воздуховод
Когда вы скопируете регламентные работы на свои отделы-объекты-устройства, Конкретный агрегат будет называться "Приточка №23а" или как-то иначе.
Старайтесь пользоваться классификатором inCOLO. Создавайте системы\подсистемы\устройства только если убедились, что аналогичных категорий не существует в inCOLO.
Когда Вы создаете новую систему, подсистему, устройство или работу, они становятся доступны для просмотра вашим коллегам (руководителям отделов управляющей компании). Созданная вами классификация и работа получает статус "частная".
"Малоиспользуемые" регламентные работы и устройства отображаются следующим образом [название устройства]*объект установки, например [ксерокс на рецепции]*Банк "Ипотека" означает, что для Банка "Ипотека" было создано частное устройство и регламентные работы для него под названием "ксерокс на рецепции".
"Малоиспользуемые" регламенты их создатель может редактировать и удалять. Если кто-то из коллег создателя малоиспользуемого регламента скопировал данные работы для своего отдела\объекта, то регламент приобретает статус "Фирменный" и с этого момента его отредактировать и удалить может только руководитель или администратор с супер правами доступа к системе inCOLO.
Настройка календаря регламентных работ
Вверху окна располагается календарь загрузки отдела. Система рассчитывает, сколько ваших сотрудников обычно работает в этот день на работе и сравнивает имеющиеся трудовые ресурсы с запланированными регламентными работами.
Красный цвет - день перегружен регламентными работами. Желтый - количество работ подходит к максимуму. Зеленый - количество регламентных работ оптимально.
Ниже календаря располагается поле с текстовым описанием работы.
"Вид Технического Обслуживания". В inCOLO приняты четыре вида ТО:
"ТО-0" - работы выполняемые ЕЖЕДНЕВНО ИЛИ ЕЖЕНЕДЕЛЬНО. Вы можете задать следующую периодичность работ: ежедневно, по рабочим дням (понедельник-пятница), по выходным дням (суббота и воскресенье), еженедельно (любой из семи дней недели). Принятые сокращения: Пн - понедельник, Вт - вторник, Ср - среда, Чт - четверг, Пт - пятница, Сб - суббота, Вс - воскресенье, Еж - ежедневно, Раб - по рабочим дням, Вых - по выходным дням.
"ТО-1" - работы выполняемые ЕЖЕМЕСЯЧНО. Календарь регламентных работ inCOLO привязан к номерам недель и кратным интервалам, поэтому формально "месяц inCOLO" длится 4 недели и в году 13 таких месяцев. Если вы хотите производить именно 12, а не 13 работ в год - вам придется в одном из мест расписания нарушить 4-х недельную периодичность.
"ТО-2" - работы выполняемые ЕЖЕКВАРТАЛЬНО, т.е один раз в три месяца(13 недель).
"ТО-3" - работы выполняемые один раз в полгода, т.е один раз в шесть месяцев(26 недель).
"ТО-4" - работы выполняемые ЕЖЕГОДНО, т.е один раз в год(52 недели).
Далее следует таблица настройки Периодичности выполнения регламентных работ. В этой таблице располагаются 52 рабочих недели года.
Кликните на неделю, когда работа должна быть выполнена впервые. У вас появится выпадающее меню:
"НЕТ" - работа на этой неделе не выполняется.
ПН-ВТ-СР-ЧТ-ПТ-СБ-ВС - работа выполняется в понедельник\вторник\среду и т.д.
ЕЖ - работа выполняется на этой неделе ежедневно.
Рб - работа выполняется на этой неделе только по рабочим дням, т.е с понедельника по пятницу.
Вх - работа выполняется на этой неделе только по выходным дням.
Вы можете гибко настроить график производства регламентных работ. Например, первый раз работа может выполняться в понедельник 16 недели, а во второй раз в четверг 37 недели, а на 50 недели эта работа и вовсе будет производиться ежедневно.
Сверяйтесь с календарем загрузки отдела и выбирайте менее загруженные дни.
"Важность" - установите важность выполнения данных регламентных работ. Это позволит Вашим подчиненным правильно выстраивать очередность выполнения работ и правильно оценивать важность работы для обслуживания данного устройства.
"Бирка" - бирка-классификатор, которая будет прикреплена к заявке, созданной по данной регламентной работе. Мы рекомендуем вам использовать простые бирки ТО-0 - ТО-4, но вы можете создать и прикрепить собственные бирки-классификаторы.
"Вид обслуживания" - тип обслуживания\сервиса, к которому будет прикреплена работа. Например:"техническое обслуживание","Уборка", "Платный сервис" и т.д.
"Выполнить работу с" - временной интервал, когда рекомендуется или предписывается выполнить данную регламентную работу.
"Трудозатраты" - справочное информационное поле, показывающее средние трудозатраты на выполнение данной работы в пределах вашей управляющей компании (местные) и в пределах всего мира (мировые).
"Календарь загрузки отдела" - календарь загрузки отдела регламентными работами по дням недели. Он помогает понять, насколько сильно в этот конкретный день персонал загружен регламентными работами.
Система рассчитывает, сколько ваших сотрудников обычно работает в этот день на работе и сравнивает имеющиеся трудовые ресурсы с запланированными регламентными работами.
Красный цвет - день перегружен регламентными работами. Желтый - количество работ подходит к максимуму. Зеленый - количество регламентных работ оптимально.
Календарь может рассчитывать загрузку отдела в двух режимах:
- "по количеству персонала" - рассчитываются доступные трудовые ресурсы по тому, сколько раньше в среднем в этот день недели работало техников с учетом их графика работы. Например, по пятницам обычно работает 1 техник с 8 часовым графиком и 2 с 12 часовым. Доступные трудовые ресурсы на пятницу для данного отдела составят 8 часов * 60 мин + 2 * 11 часов * 6о мин =1 800 минут минус перекуры.
- "по количеству работ" - трудозатраты на регламентные работы в конкретный день соотносятся с самым загруженным днем года. В этом режиме "В среднем" - это среднее арифметическое загрузки дня в году.
copying is encouraged