image

Заявки

Подача и отслеживание заявок через интернет.
 
image

Регламенты

Готовые графики ППР и календарь загрузки персонала.
 
image

Чек-листы

Онлайн-регистрация и просмотр результатов обходов и осмотров.
 
image
Заявки
 
image
Регламенты
 
  • Руководитель эксплуатации

    Руководитель эксплуатации

    Теперь я точно знаю, что на всех объектах компании регламентные работы и заявки клиентов выполняются так как этого требует наш корпоративный стандарт.
    Программа помогла мне организовать качественное обслуживание даже на самых удаленных объектах компании.
    Теперь я контролирую все работы даже на самых удаленных объектах
  • Технический специалист

    Технический специалист

    Программа показывает мне какие работы надо сегодня выполнить. В ней видно какие работы сделали ребята из прошлой смены и какие дефекты требуют моего внимания.
    Чек-листы и графики помогают мне вовремя заметить отклонения параметров оборудования от обычного режима и сделать нужные переключения.
    Программа показывает какие работы сегодня я должен выполнить.
  • Заказчик

    Заказчик

    Даже находясь в коммандировке я оперативно отслеживаю все работы Управляющей компании по обслуживанию нашего офиса.
    Теперь я понимаю за что мы платим деньги Управляющей компании и какие услуги от неё получаем. Программа стала неотъемлемой частью сервиса обслуживания нашего офиса.
    Работа УК по обслуживанию нашего офиса стала понятной и удобной.
  • Главные принципы

    Главные принципы

    inCOLO - инструмент прямого действия, такой же, как гаечный ключ, пассатижи, отвертка. Инструмент, который поможет Вам в работе и поднимет Ваш сервис на качественно новый уровень.
    Раньше такие программы могли себе позволить только большие и богатые компании. Мы считаем, что эти времена прошли. Наша компания в первую очередь ориентируется на малый и средний бизнес.
    inCOLO помогает в работе компания малого и среднего бизнеса.
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4

Заявка - основной элемент системы inCOLO, она может находиться в одного из четырех состояний:

  • Активная/Открытая
  • Закрытая
  • Отложенная
  • Дефект

 

Активные/Открытые заявки

 

Активные заявки - это задания и работы которые надо выполнить в ближайшее время.

Для просмотра активных заявок, которые Вам надо выполнить нажмите кнопку:

Число рядом с квадратиком показывает сколько новых заявок появилось а разделе "Активные" с момента вашего последнего просмотра данного раздела. Фактически это заявки, которых Вы ещё не видели и не читали.

Типичный вид активной заявки:

Первая иконка ("красный светофор") на заявке показывает её  Важность (например: Низкая - Средняя - Высокая - Авария). Вторая ("NEW") - статус (например: Новая - Принято - В работе - Поиск запчастей). Третья ("Гайка с облаком") - вид обслуживания (например: Техническое обслуживание или Уборка). Таймер показывает сколько времени прошло с момента создания заявки. Затем идет название Клиента/Объекта для которого надо выполнить работы и название отдела, который эти работы будет выполнять. Все пользователи закрепленные за данным объектом или отделом будут всегда видеть данную заявку. Оценка трудности работ в % и количество трудозатрат в минутах.

"+" и "-" - это количество положительных и отрицательных оценок по данной заявке. Их можно использовать для самых разных целей: подтверждение Клиентом факта выполнения работ, оценка качества выполненных работ, словесное поощрение работников и т.д.

Диапазон времени | 12:01 - 14:00 | - указывает когда разрешается выполнить работы по данной заявке.

Желтая цифра на красном фоне - это количество комментариев, которые оставили пользователи к данной заявке.

Иконка "карандаш" - редактирование текста заявки для устранения опечаток и ошибок (доступно только инженеру и руководителю УК)

"Бирка" - иконка систематизирующей бирки, которая показывает к какому типу относится данная заявка.

Под набором иконок располагается краткий текст заявки. Нажатие на кнопку ">>>" открывает страницу с полной информацией по заявке на которой можно оставить свой комментарий к данной заявке.

Форма подачи комментария к заявке:

Кнопки шрифтов служат для оформления текстов цветом, подчеркиванием, жирным шрифтом и т.д.

Обращаем ваше внимание, что операция "копировать-вставить" с текстами из MS Word, Excel копирует текст со множеством сопутствующих атрибутов и шрифтов. Такой текст может быть не правильно воспринят нашей системой. Для очистки текста от "мусорных" атрибутов вставьте его сначала в "Блокнот" из набора стандартных программ Windows, а уже затем копируйте текст в поле ввода комментария.

Поле "Оценка" позволяет добавить к комментарию положительную или отрицательную оценку данной заявке. Оценку выставлять может только Руководитель УК, Инженер УК, Клиент. Техники и рабочие выставлять оценки заявкам не могут.

Кнопка "Отправить комментарий" - отправляет комментарий в систему inCOLO.

Ниже формы отправки комментария располагаются все события и комментарии, которые относятся к данной заявке.

 

Закрытые заявки

 

Закрытые заявки - это заявки по которым все работы завершены.

Для просмотра активных заявок, которые Вам надо выполнить нажмите кнопку:

Число рядом с квадратиком показывает сколько заявок было закрыто с момента вашего последнего просмотра данного раздела. Фактически это заявки, которых Вы ещё не видели и не читали. Если вы хотите сбросить счетчик не заходя в раздел "Закрытые заявки" просто установите "галочку" рядом с цифрами.

Вид закрытой заявки:

Первая иконка ("Галочка") - иконка статуса, которым была закрыта заявка.

Вторая ("Гайка с облаком") - вид обслуживания (например: Техническое обслуживание или Уборка).

Затем идет дата и время когда ФАКТИЧЕСКИ были выполнены работы, в скобочках указана дата и время когда заявка была закрыта в системе inCOLO. В данном случае работы по устранению прорыва отопления в офисе 4-го этажа были выполнены в 07:47, а заявка создана и закрыта постфактно в 15:48.

Следующее поле название Клиента/Объекта для которого надо выполнить работы и название отдела, который эти работы будет выполнять. Все пользователи закрепленные за данным объектом или отделом будут всегда видеть данную заявку. Оценка трудности работ в % и количество трудозатрат в минутах.

"+" и "-" - это количество положительных и отрицательных оценок по данной заявке. Их можно использовать для самых разных целей: подтверждение Клиентом факта выполнения работ, оценка качества выполненных работ, словесное поощрение работников и т.д.

Диапазон времени | 12:01 - 14:00 | - указывает когда разрешается выполнить работы по данной заявке.

Желтая цифра на красном фоне - это количество комментариев, которые оставили пользователи к данной заявке.

Иконка "карандаш" - редактирование текста заявки для устранения опечаток и ошибок (доступно только инженеру и руководителю УК)

"Бирка" - иконка систематизирующей бирки, которая показывает к какому типу относится данная заявка.

Над списком закрытых заявок располагается "Фильтр заявок", который позволяет выбрать из всех заявок только заявки удовлетворяющие выбранным критериям фильтра:

  • "Даты" - с какой и по какую дату Вы хотите просмотреть заявки.
  • "Время закрытия" - интервал времени когда заявка была закрыта (например: просмотреть заявки закрытые с 18:00 до 24:00 - "Вечерние работы")
  • ""Объект" - выбор одного или нескольких зданий\офисов\клиентов по которым надо просмотреть заявки.
  • "Вид обслуживания" - выбор одного или нескольких видов обслуживания\сервиса
  • "Отделов" - выбор одного или нескольких отделов для просмотра заявок по ним
  • "Работник" - выбор отдельных работников для просмотра заявок, которые он\они выполняли.
  • "Состояние" - выбор заявок по статусам в которых они сейчас находятся.
  • "Системный признак" - тип заявки: открытая(активная), закрытая, отложенная, дефект
  • "Открытые" - выбор из базы данных открытых или закрытых заявок (данный параметр лучше оставлять в режиме "Все")
  • "Тип" - выбор типа заявок ("бирок"). Позволяет просмотреть заявки у которых одинаковые "бирки". Например: все заявки с "биркой" - "Такелажные работы" или "Замена лампочки"
  • "Регламент" - после взведения "галочки" Регламент появляется возможность выбрать одну или несколько конкретных регламентных работ и просмотреть когда и кем она проводилась, сколько времени было затрачено и другую информацию по фактам выполнения регламентных работ.
  • "Оценка" - фильтрация заявок по наличию оценки. Можно просмотреть все заявки получившие положительную оценку или отрицательную.
  • "Комментарии" - при включении этого фильтра будут отображаться только заявки по которым пользователи оставили комментарии.
  • "Трудозатраты" - фильтрация заявок трудозатраты по которым "больше\меньше" указанного количества минут.
  • "Трудность" - фильтрация заявок по трудоемкости.

Вы можете в произвольной форме настраивать поля для фильтрации заявок. Например вы можете составить фильтр: какие работы длительностью "больше 60 минут" выполнял "Иванов" с "18:00" до "22:00"
Любой настроенный фильтр вы можете сохранить. Для этого на верхнем блоке  нажмите на иконку "шестеренки" и переключитесь на "Избранное". Нажмите "+" на верхней панели и добавите фильтр в свой блок избранных закладок inCOLO.
Сохранение фильтров в "Избранном" позволит вам одним щелчком мыши просматривать организованные группы заявок: "Платные вызовы", "Коммерческие предложения", "Отложенные работы", "Ночные работы", "Длительные работы" и т.д.
Для отключения фильтра нажмите кнопку "Очистить" или просто перейдите по любой иконке из главного меню навигации слева.

Отложенные заявки

 Отложенные заявки - это список активных заявок работы по которым были перенесены на другой день (т.к не предоставлен доступ, отсутствуют запчасти, требуется положительная температура наружного воздуха и т.п.).

Для просмотра активных заявок, которые Вам надо выполнить нажмите кнопку:

Число рядом с квадратиком показывает сколько заявок было закрыто с момента вашего последнего просмотра данного раздела. Если вы хотите сбросить счетчик не заходя в раздел "Закрытые заявки" просто установите "галочку" рядом с цифрами.

Отложенные заявки выглядят также, как закрытые только дата и время на них указывают день и час, когда данная заявка опять станет активной и появится в списке "Активных заявок".

 

Дефекты

 

Дефекты - это список активных заявок, которым временно присвоен системный статус "Дефект". Фактически это журнал дефектов, которые надо устранить или о которых надо помнить.

Для просмотра активных заявок, которые Вам надо выполнить нажмите кнопку:

Число рядом с квадратиком показывает сколько новых дефектов появилось с момента вашего последнего просмотра данного раздела. Если вы хотите сбросить счетчик не заходя в раздел "Закрытые заявки" просто установите "галочку" рядом с цифрами.

Список дефектов выглядят также, как список Закрытых заявок.

Вывести заявку из состояния дефект может только Руководитель или Инженер Управляющей компании.

Все работы с этими статусами попадут в "Журнал дефектов", что позволяет специалистам управляющих компаний помнить о заявках по которым неисправности не были устранены.
На каждого Клиента\Объект ведется свой "Журнал дефектов",т.е Клиент видит только дефекты по своему объекту\зданию.
К каждому дефекту можно оставить комментарии, их количество показывается желтой цифрой на красном фоне
По опыту эксплуатации наиболее эффективное использование "Журнала дефектов" получается, когда техники стараются заносить в журнал все выявленные дефекты, которые они не смогли устранить,а инженер\руководитель отдела один раз в неделю производит ревизию "Журнала дефектов" и убирает из него устраненные дефекты. Обычно это занимает у руководителя отдела 5-10 минут один раз в неделю/месяц.

copying is encouraged